Produkt

ASSIGN PREHOSPITAL

 ASSIGN Prehospital

Assign er et it-system, som skaber overblik over drift og kvalitet i både små og store organisationer. Systemet giver mulighed for optimering af den daglige operation, overblik over den kvalitet organisationen leverer og mulighed for nem og hurtig kommunikation med medarbejderne.

Systemet giver mulighed for lette og ensrettede arbejdsprocedurer for ledelse og medarbejdere med udgangspunkt i en fælles digital platform, som kan tilgås fra alle typer enheder. Systemet har en udviklet off line funktion, som gør det muligt at bruge systemet, hvis internettet er nede, eksempelvis i en alvorlig beredskabssituation.

Udvikling af systemet

Systemet er udviklet af personer med uddannelse og operativ erfaring fra ambulance- og brandtjeneste, og er udviklet på baggrund af deres egne erfaringer med daglig operativ drift. Idéen til systemet er oprindeligt opstået på baggrund af medarbejderes ønske om at digitalisere processer og optimere information, og derfor tager systemet også udgangspunkt i brugerens oplevelse.

De fleste større operative organisationer med medarbejdere, der arbejder på skiftende tider af døgnet, oplever information til medarbejderne som en udfordring. Det kan være svært at få informationer frem, fordi medarbejderne ikke er fysisk tilstede, ikke har adgang til og tid til at læse mails i løbet af deres arbejdsdag og fordi der ikke nødvendigvis er ledelsespersoner til stede hele døgnet. Samtidig oplever mange organisationer udfordringer i forhold til, at informationer fra medarbejderne til ledelsen, om eksempelvis defekt materiel eller skader, går tabt i overleveringen, og det udfordrer driften og skaber et unødigt tidsforbrug – både for ledelsen, som skal følge op og finde relevant information fra de rigtige medarbejdere og for medarbejderne, der ikke kender status på materiel og instrukser.

Denne situation har i mange organisationer skabt masser af processer for videregivelse af oplysninger, opfølgning og tilbagemelding, som reelt fungerer dårligt og gør det til en stor ledelsesmæssig opgave at have styr på logistik og materiel. Det kan samtidig være en kilde til stor frustration og manglende ansvarsfølelse for medarbejderne, fordi de ikke får relevante tilbagemeldinger.

Assign giver organisationer mulighed for at samle information, kommunikation og processer ét sted. Systemet er modulopbygget og indeholder bl.a. informationssystem med mulighed for dokumentation for udsendelse/udbredelse, dokumentdatabase, registrering af medarbejderoplysninger, kursusregistrering, plomberings- og materielmærkningssystem med QR-koder, skadesanmeldelse på køretøjer og udstyr, vogn- og medicinkontrolsystem, e-learningsmodul og mulighed for bestilling af materiel.

Hvad kan Assign ledelsesmæssigt

Som leder af operative driftsorganisationer kan det være en udfordring at få relevante og tidstro ledelsesinformationer om, hvordan den daglige drift fungerer. Derfor bliver det også en udfordring at monitorere den kvalitet, som organisationen leverer, fordi man ledelsesmæssigt ikke er til stede der, hvor driften faktisk foregår.

Assign giver mulighed for at følge driften løbende, fordi opgaver som eksempelvis vognkontrol, medicinforbrug eller vagtrundering registreres digitalt on line. Samtidig giver systemet mulighed for, at man som leder får notifikationer ved uregelmæssigheder eller anmeldelse af skader eller problemer on site hos mandskabet.

Systemets notifikationsfunktion giver også mulighed for at modtage besked ved eksempelvis udløb af medarbejdernes uddannelse eller kørekort, så ledelsen hele tiden har en garanti for, at gældende regler og lovgivning på området overholdes i organisationen.

Alle systemets funktionaliteter kan generere statistik på dag, uge, måned og år. Dette giver en fyldestgørende overblik over, om opgaver bliver udført og hvis ikke, hvor og overfor hvem man skal lave en ledelsesmæssig indsats. Man får således mulighed for at gå væk fra at udsende generel information om, at opgaver ikke varetages tilstrækkeligt og målrette den ledelsesmæssige opfølgning.

Sidst men ikke mindst har Assign et fremmøde-modul, hvor medarbejdernes fremmøde registreres. Dette giver overblik over hele mandskabsgruppen – hvem er mødt på arbejde, hvad tid og hvor. Dette kan frigive ledelsesmæssige ressourcer, fordi den daglige registrering af mandskabet ikke kræver ledelsens fysiske tilstedeværelse.

Hvad kan Assign gøre for HR

Alle brugere af DS3 har deres egen profil. Her er de ansvarlige for at opdatere egne kontaktoplysninger som telefon og e-mail, hvilket gør administrationen af en stor medarbejdergruppe omkostningsfri. Medarbejderne indsatser selv oplysninger om uddannelse, kørekort, funktioner mv. og systemet giver samtidig mulighed for, at medarbejderne kan registrere kontaktoplysninger på pårørende, som kan kontaktes i tilfælde af hændelser, hvor medarbejderen er involveret.

Medarbejderne har også ansvaret for at dokumentere egen uddannelse. På medarbejderens profil kan uddannelsesbeviser uploades via billedfunktionen på tablet eller telefon, og medarbejderen kan løbende uploade beviser for vedligeholdelse eller nye kurser. På denne måde involveres organisationens HR-funktion ikke i arbejdet med at indsamle og opdatere dokumentation for medarbejdernes uddannelse.

Uddannelsesbeviserne kan tilgås af medarbejderen og relevante ledere (eller andre), og organisationen lever med denne funktion op til eksempelvis akkrediteringsmæssige krav til dokumentation for medarbejdernes uddannelse.

På den måde gør Assign varetagelsen af HR-opgaver væsentlig mere overskuelig og mindre ressourcekrævende, fordi ansvaret for opdatering af oplysninger placeres hos medarbejderen.

Hvad kan Assign gøre for driften

Daglige driftsopgaver kan være komplekse at overvåge, hvis opgaveløsningen foregår mange steder på mange tidspunkter, og indsamlingen af information om opgavernes udførsel kan være tidskrævende, hvis arbejdsgangene ikke er elektroniske.

Assign er opbygget af flere elementer, som i høj grad understøtter drift og overblik over materiel:

  • vognkontrol
  • plomberingssystem
  • mærkning og overblik over materiel
  • anmeldelse og overblik over skader på materiel og køretøjer
  • udlån af materiel

Med disse moduler bliver det muligt at følge og dokumentere en daglig kontrol af eksempelvis køretøjer og udstyr, det bliver muligt at have overblik over plomberet reservemateriel, hvornår det tages i anvendelse og af hvem, se hvor alt materiel er og om det er i drift og få overblik over defekter og status fra værksted og reparatører.

Assign giver også mandskabet mulighed for at se, om der er anmeldt skader eller defekter på køretøjer og udstyr, om anmeldelserne er modtaget af værksted og ledelse, om der er svaret tilbage og hvornår skader og defekter er udbedret. På denne måde undgår man at skulle udsende eller overlevere diverse informationer, som ofte går tabt fra den ene dag til den anden. Status på materiel og køretøjer kan altid ses i Assign.

Hvad kan Assign gøre for informationsflow

Enhver organisation har behov for at udsende information til medarbejdere og ledere. Dette kan eksempelvis foregå via mail eller intranet, og afhængigt af den enkelte organisation, fungerer det mere eller mindre godt. Det kan være svært at dokumentere, om medarbejderne rent faktisk får de informationer, der er relevante for deres opgaveløsning.

Når der udsendes informationer i Assigns informationsmodul, vil det altid fremgå af medarbejderens profil, at der er ny tilgængelig information. Informationen kan udsendes med eller uden kvitteringspligt, men det er altid muligt at se, hvor mange medarbejdere der har set det udsendte. Kvitteringspligten kan være relevant ved udsendelse af eksempelvis nye medicininstrukser, varslede ændringer af arbejdsforhold eller lignende.

Informationsmodulet giver mulighed for at sende til alle medarbejdere, men også til selekterede grupper afhængig af eksempelvis uddannelse, geografi eller kompetenceniveau.

For brugere på ledelsesniveau giver informationsmodulet også mulighed for at opbevare og dele filer af alle slags. Der kan oprettes databaser med aktive dokumenter som indkaldelse til sygdomssamtaler, medarbejdersamtaler, ledelseshåndbøger eller retningslinjer for administrative procedurer.

Systemets blanketmodul gør det muligt at samle blanketter, som medarbejderne skal bruge til eksempelvis ansøgning om ferie eller bestilling af uniformering.

Hvad kan Assign gøre for tilgang til information

Assigns dokumentdatabase er både tilgængelig online og offline. Databasen kan opbygges præcis som organisationen ønsker det, og gør det muligt for medarbejderne altid at have beredskabsplaner, instrukser og retningslinjer ved hånden – også i beredskabsmæssige situationer.

Dokumentdatabasen kan indeholde billeder, video, kort og skriftlige instrukser, og gør det muligt for medarbejderne at søge information i ekstraordinære eller uvante situationer.

Dokumentdatabasen gør det muligt at registrere, hvor mange og hvilke dokumenter medarbejderne har læst og giver medarbejderne mulighed for at markere, hvis de har forståelsesproblemer i forhold til indholdet af et dokument.

 

Hvad kan systemet gøre for kvaliteten

Organisationer skal levere kvalitet og skal kunne dokumentere, at de levere den. Dette kan bl.a. ske som en del af en akkrediterings- eller certificeringsproces, hvor organisationen skal leve op til kvalitetskrav i forhold til både administration og opgaveløsning.

En stor del af arbejdet med kvalitet er at kunne dokumentere det, man gør godt. Assign giver med funktioner som vognkontrol, medicinregnskab og kvitteringspligt for modtagelse af information mulighed for netop at dokumentere det daglige arbejde, der foregår i driften. Samtidig gør dokumentdatabasen det muligt for medarbejderne at have alle gældende instrukser og retningslinjer ved hånden, så der ikke sker kvalitetsbrist, hvis der opstår tvivl.

Hvad kan Assign gøre for uddannelse

For at give organisationer mulighed for at optimere den interne uddannelse, har Assign udviklet et e-learningsmodul, som alle medarbejdere har adgang til via deres profil.

E-learningsmodulet er opbygget, så de uddannelsesansvarlige i organisationen selv kan designe og opbygge uddannelsesforløb i form af tests, quizzer og undervisningsvideoer. Materialet kan sendes til definerede grupper af medarbejdere, og der kan løbende holdes øje med, om medarbejderne gennemfører de planlagte forløb og hvordan de klarer sig fagligt.

E-learning er fordelagtig for organisationen af to grunde. For det første kan e-learning give organisationen mulighed for at udsende materiale til medarbejdere, der skal på interne uddannelsesforløb. På denne måde sikres det, at alle medarbejdere har den samme basisviden, når den egentlige uddannelse igangsættes og det bliver muligt – på forhånd – at identificere problemområder eller mangler i medarbejdergruppens viden. Dette giver mulighed for at målrette undervisningen og kan spare tid, måske endda forkorte uddannelsesforløbene.

Samtidig kan e-learning bruges til, løbende, at sikre medarbejdernes uddannelsesniveau uden at medarbejderne fysisk skal undervises. Der kan udarbejdes uddannelsesplaner, eksempelvis en række af tests, som medarbejderne skal bestå, og på den måde kan deres faglige niveau dokumenteres og vedligeholdes uden et stort tidsmæssigt ressourceforbrug.

IT-sikkerhed

Assign er hostet på en fuldt redundant platform bygget op på Linux og Open Source værktøjer. Hosting infrastrukturen er designet til at levere med ét hovedformål – stabilitet, og systemet er i en sikker opsætning for at forhindre nedetid ved eventuelle indbrud. Systemet er en komplet N+1 infrastruktur, som muliggør vedligeholdelse uden nedetid og fortsat funktionalitet, hvis der opstår udfald i en eller flere komponenter.

Sikkerhedsmæssigt kører systemet en 512 kb SSL krypteret HPPT trafik til klienter, som kører hver sin isolerede opsætning. Der bliver ikke delt ressourcer eller data mellem to klienters opsætninger, og infrastrukturen er professionelt hærdet og tvinger alle forbindelser til systemet gennem en række sikkerhedsscanninger.

Der er fuld overvågning af hele opsætningen døgnet rundt både internt hos Order Group og via et sekundært globalt overvågningssystem

Systemet har indbygget en offline mulighed, hvilket gør det muligt at tilgå dokumenter og andre funktionaliteter, selvom forbindelse til internet ikke er mulig.

Implementering i egen organisation

Den største fejlkilde ved implementering af ny it er, at brugen af systemet aldrig rigtig kommer i gang. Brugerne lærer ikke funktionaliteterne at kende, informationsflowet kommer aldrig rigtig i gang, og systemet bliver ikke et aktiv i hverdagen.

Derfor tilbydes organisationer, der ønsker at bruge systemet, at have Order Group med i alle faser fra idé til sikker drift.

Første fase af processen igangsættes, når organisationen har truffet beslutning om at implementere DS3, og det er i denne fase, at målsætningerne for og idéen med at bruge systemet skal defineres i organisationen. Samtidig skal der udarbejdes en implementeringsplan, hvor der tages højde for organisationens særlige behov og fokusområder. Order Group understøtter drøftelserne i organisationen og fastsættelse af mål, hvis der er et ønske om det, og deltager i udarbejdelsen af en implementeringsplan med de erfaringer, Order Group har med implementering af systemet.

Anden fase af processen igangsættes, når målsætninger og implementeringsplan er på plads. I faciliteringsfasen skal organisationen begynde at arbejde. Der skal holdes møder med ledere, hvor eksempelvis ønsker for det fremtidige informationsflow skal drøftes, hvor ansvar for opgaver og opfølgning placeres og hvor organisationens struktur skal indtænkes aktivt i systemets design. Order Group faciliterer møder på ledelsesniveau og holder fast i alle dele af processen i tæt samarbejde med organisationen.

I tredje fase planlægges det praktiske arbejde og uddannelsen af superbrugere igangsættes. Order Group hjælper med det praktiske og uddanner superbrugere og ledere. Systemet præsenteres for medarbejdergruppen.

Når alle forberedelser er på plads, igangsættes selve implementeringen. Order Group er til stede og understøtter igangsættelsen de første dage.

Erfaringerne med implementering af systemet er, at der går kort tid, inden brugerne er fortrolige med arbejdsgange og navigation i systemet. Når organisationen når til en ’sikker drift’ fase, supporterer Order Group superbrugergruppe og ledelse, og understøtter en opfølgning på implementeringsprocessen og organisationens målsætninger for brugen af systemet, bl.a. med en medarbejderundersøgelse af funktionalitet og tilfredshed.

Prisstruktur

Betaling for brugen af Assign er baseret på en grundbetaling og en betaling for antallet af enheder.

Med basisydelsen følger systemet i standardversionen med alle relevante moduler til operativ tjeneste samt fri support og rådgivning. Herudover betales der for antallet af enheder, eksempelvis ambulancer, som tilknyttes systemet. Antallet af tilknyttede brugere og ledere er ubegrænset og således ikke prisafhængigt.

Assign har en række tillægsmoduler, som er udviklet i samarbejde med systemets nuværende brugere. Modulerne er valgfrie og kan tilpasses organisationens behov. Tillægsmodulerne er e-learning, vagt- og runderingsmodul og udlånsmodul.

Udvikling af systemet

Order Group har baseret udviklingen af systemet på brugeroplevelsen, og systemet udvikles fortsat på baggrund af input fra brugere og organisationer, der anvender systemet i deres daglige drift.

Det betyder også, at systemet kan tilpasses til den enkelte organisations behov og at der kan udvikles nye funktioner, som organisationen har brug for i deres drift. Order Group har egne it-udviklere ansat og tilpasning og udvikling af nye funktioner sker i tæt samarbejde med brugere.

 

Billeder fra Assign Prehospital

Kontakt os for referencer og mulighed for besøg i organisation som drifter med Assign Prehospital

prehospital-billede-med-icon

HVAD DU FÅR MED ASSIGN PREHOSPITAL

overskrift

Tabletbaseret hverdag

Lorum ip dora das dis

Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das disLorum ip dora das dis Lorum ip dora das disLorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis

Lorum ip dora das dis

Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das disLorum ip dora das dis Lorum ip dora das disLorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis

Lorum ip dora das dis

Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis Lorum ip dora das disLorum ip dora das dis Lorum ip dora das disLorum ip dora das dis Lorum ip dora das dis