Hvad er Assign?

Assign er et nyt koncept udviklet af Order Group med henblik på at samle og digitalisere arbejdet med beredskabsplanlægning, indsatser og forebyggelse. Konceptet er fortsat under udvikling, men har indtil videre resulteret i to dele Assign Crisis Management til større hændelser og igangsættelse af udvikling af Assign On Site – et værktøj, som kan anvendes af indsatsledere i både store og små indsatser.

Systemet er udviklet med udgangspunkt i tanken om overblik og sammenhæng. Det skal være nemt at administrere og anvende beredskabsplaner og det skal være nemt og hurtigt at få overblik over og kommunikere om indsatsen ved større hændelser. Systemet kan tilpasses det enkelte beredskabs behov og ønsker, og organisationen definerer selv, hvem der skal have adgang til systemets forskellige funktionaliteter.

Systemet er udviklet som en del af ASSIG Brand & Redning konceptet, men kan også fungere selvstændigt som et arbejdsværktøj for ledere, vagtcentral og indsatsledelse.

Nedenfor finder du en kort beskrivelse Assign Crisis Management og systemet enkelte dele:

• Hvad er Assign Crisis Management?
  1. Beredskabsplaner
  2. Håndtering af større hændelser
  3. Døgnrapport 

• It-sikkerhed
• Implementering i egen organisation

 

1. Hvad er Assign Crisis Management?

Assign Crisis Management (ACM) er et system til administration af beredskabsplaner og håndtering af både dagligdags og større hændelser. Systemet er udviklet for at skabe overblik over krisen og det forberedende arbejde, der går forud – noget, som indtil nu, har været en udfordring for mange beredskaber. Formålet er at give aktører et fælles situationsbillede.

1. Beredskabsplaner

Arbejdet med beredskabsplaner kan være en administrativt omfattende opgaver. Planerne skal hele tiden opdateres, og hvis man har mange delplaner eller som organisation en del af andre forvaltningsområders aktivering eller indsats, kan koordineringen på tværs være tidskrævende.

ACM tilbyder en ny måde at håndtere og arbejde med beredskabsplaner på.

• Oprettelse: Planerne oprettes direkte i ACM, og organisationen bestemmer selv planstrukturen med delplaner og objektplaner. Planerne arkiveres med versionsstyring, oprettelsesdato, udløbsdato og ansvarlig og giver mulighed for at beskrives ændringer, hvis nye versioner udsendes.

 Markering: Når dokumentet er oprettet, giver systemet mulighed for at indsætte markeringer af personer, roller, steder, prædefinerede handlinger osv. På denne måde bliver beredskabsplanen interaktiv og ændringer kan foretages ét sted, på én gang og træder straks i kraft. Ønsker man eksempelvis at ændre et telefonnummer eller en personbetegnelse, kan dette gøres i en arbejdsgang og opdateres i alle de planer, man har valgt.

 

I planen kan man altid se, hvilke markeringer der er aktive

 

 Notifikation: Systemet kan, ved aktivering af beredskabsplaner eller delplaner, notificere prædefinerede personer via mail, sms og automatisk telefonopkald – også personer, som ikke har adgang til systemet og bruger dette til daglig (se yderligere under ’Invitation’).

Håndtering af større hændelserVedligeholdelse af planer: På dokumenter med en udløbsdato giver systemet selv besked til relevante personer om, at de har en opgave i forhold til opdatering og ny godkendelse. Arbejdet med opdatering af planer kan foregå løbende, fordi rettelserne kun skal foretages ét sted, og da dokumenterne ligger online og hele tiden opdateres, har alle altid adgang til den nyeste version. Man undgår på denne måde at skulle rundsende og advisere relevante personer, hver gang en plan eller delplan er ændret, og planerne er aldrig forældede og findes ikke i forældede versioner.

Større hændelser håndteres meget forskelligt fra organisation til organisation. Ens for dem alle er dog, at de fleste evalueringer viser, at særligt kommunikation og overblik giver udfordringer, når situationen er tilspidset og der er mange interne og eksterne aktører involveret.

ACM giver nye muligheder for at håndtere større hændelser ved hjælp af online overblik og mulighed for, at alle aktører kan få adgang til relevant information.

• Aktivering: En hændelse kan oprettes af alle med adgang til ACM. Hændelser kan oprettes som en selvstændig hændelse eller med udgangspunkt i en beredskabsplan eller delplan.

 Deltage i hændelse: Alle med adgang til ACM kan logge sig på og deltage i en hændelse. Når man aktiveres som deltager, får man mulighed for at se overblik, kort og selv igangsættes arbejdsopgaver.

Tidslinje: Indkomne meldinger kan indsættes på tidslinjen. ACM indeholder flere prædefinerede opgaver og mulighed for fritekst. Alle igangsatte opgaver registreres på tidslinjen, som også indeholder forslag til aktioner, relevant information fra eksempelvis DMI og direkte adgang til beredskabsplan eller delplan.

 

Invitation til eksterne aktører: ACM giver mulighed for at invitere eksterne aktører, eksempelvis politi, BRS eller ledelse fra andre forvaltninger. De personer, som man ønsker at invitere til deltagelse i hændelsen, modtager en mail med et link til systemet, og har derefter adgang til ACM med de rettigheder, man ønsker at de skal have (aktion eller læseadgang). På denne måde har alle et fælles situationsbillede.

 

• Interaktive kort: ACM giver mulighed for at arbejde på interaktive kort, som giver mulighed for at indtegne slangeveje, evakueringsområder, vindretning, afspærring, opmarchområder osv. Alle deltagere i hændelsen har adgang til kortet via tidslinjen.

 

 

1. Døgnrapport

ACM giver mulighed for at udarbejde den daglige døgnrapport som en tidslinje. Her kan alle hændelser registreres, herunder brug af materiel, mandskab og køretøjer. ACM genererer efter et fastsat tidsinterval en rapport, som automatisk sendes til en defineret gruppe af modtagere. Det er samtidig muligt for personer med adgang at følge døgnrapporten løbende.

 

2. IT-sikkerhed

Assign er hostet på en fuldt redundant platform bygget op på Linux og Open Source værktøjer. Hosting infrastrukturen er designet til at levere med ét hovedformål – stabilitet, og systemet er i en sikker opsætning for at forhindre nedetid ved eventuelle indbrud. Systemet er en komplet N+1 infrastruktur, som muliggør vedligeholdelse uden nedetid og fortsat funktionalitet, hvis der opstår udfald i en eller flere komponenter.

Sikkerhedsmæssigt kører systemet en 512 kb SSL krypteret HPPTS trafik til klienter, som kører hver sin isolerede opsætning. Der bliver ikke delt ressourcer eller data mellem to klienters opsætninger, og infrastrukturen er professionelt hærdet og tvinger alle forbindelser til systemet gennem en række sikkerhedsscanninger.

Alt data i Assign bliver håndteret som en ’fully persistent data-structure’, derfor vil alle ændringer kunne ses tilbage i tiden og intet data kan mistes. Det kører valideringsværktøjer under udvikling og drift der validerer, at data er uændret overalt i systemet.

Der er fuld overvågning af hele opsætningen døgnet rundt både internt hos Order Group og via et sekundært globalt overvågningssystem.

Systemet har indbygget en off line mulighed, hvilket gør det muligt at tilgå dokumenter og andre funktionaliteter, selvom forbindelse til internet ikke er mulig.

3. Implementering i egen organisation

Den største fejlkilde ved implementering af ny it er, at brugen af systemet aldrig rigtig kommer i gang. Brugerne lærer ikke funktionaliteterne at kende, informationsflowet kommer aldrig rigtig i gang, og systemet bliver ikke et aktiv i hverdagen.

Derfor tilbydes organisationer, der ønsker at bruge systemet, at have Order Group med i alle faser fra idé til sikker drift.

Første fase af processen igangsættes, når organisationen har truffet beslutning om at implementere Assign, og det er i denne fase, at målsætningerne for og idéen med at bruge systemet skal defineres i organisationen. Samtidig skal der udarbejdes en implementeringsplan, hvor der tages højde for organisationens særlige behov og fokusområder. Order Group understøtter drøftelserne i organisationen og fastsættelse af mål, hvis der er et ønske om det, og deltager i udarbejdelsen af en implementeringsplan med de erfaringer, Order Group har med implementering af systemet.

Anden fase af processen igangsættes, når målsætninger og implementeringsplan er på plads. I faciliteringsfasen skal organisationen begynde at arbejde. Der skal holdes møder med ledere, hvor eksempelvis ønsker for det fremtidige informationsflow skal drøftes, hvor ansvar for opgaver og opfølgning placeres og hvor organisationens struktur skal indtænkes aktivt i systemets design. Order Group faciliterer møder på ledelsesniveau og holder fast i alle dele af processen i tæt samarbejde med organisationen.

I tredje fase planlægges det praktiske arbejde og uddannelsen af superbrugere igangsættes. Order Group hjælper med det praktiske og uddanner superbrugere og ledere. Systemet præsenteres for medarbejdergruppen.

Når alle forberedelser er på plads, igangsættes selve implementeringen. Order Group er til stede og understøtter igangsættelsen de første dage.

Erfaringerne med implementering af systemet er, at der går kort tid, inden brugerne er fortrolige med arbejdsgange og navigation i systemet. Når organisationen når til en ’sikker drift’ fase, supporterer Order Group superbrugergruppe og ledelse, og understøtter en opfølgning på implementeringsprocessen og organisationens målsætninger for brugen af systemet, bl.a. med en medarbejderundersøgelse af funktionalitet og tilfredshed.